Совместное заявление SFC и HKEx разъясняет, как связанные с Covid-19 нововведения применяются к собраниям акционеров компаний, размещенных на HKEx

27 марта 2020 года правительство Гонконга предприняло дальнейшие шаги по сдерживанию распространения COVID-19. Принятые в соответствии с Постановлением о предотвращении и контроле заболевания (Постановление о запрете массовых собраний) ^[1], эти новые меры запрещают групповые собрания более четырех человек в общественных местах, включая любое место, в которое население или его часть имеют беспрепятственный доступ время от времени. Меры вступили в силу 29 марта 2020 года и будут продолжаться в течение 14 дней с возможностью продления (указанный период).

Приложение 1 устанавливает исключения из запрета и содержит параграф 11, который определяет следующее исключение:

«Групповая встреча на собрании органа, которое должно быть проведено в течение определенного периода времени для соблюдения любого закона или другого нормативного акта, регулирующего деятельность органа или его бизнес» (Освобождение).

1. Постановление о запрете массовых собраний и первоначальные неопределенности для общих собраний компаний, размещенных на HKEx

   Когда был впервые введен в действие запрет на массовые собрания, было ясно, что это правило будет применяться к ежегодным общим собраниям (AGM) компаний, зарегистрированных в Гонконге. Однако на рынке существовали разные взгляды на то, будут ли правила применяться к общим собраниям компаний, зарегистрированных в оффшорных юрисдикциях, независимо от того, зарегистрированы ли они в Реестре компаний как компании части 16 (Компании части 16), поскольку отсутствие указаний относительно того, будет ли фраза «другой нормативный акт» (параграф 11) распространяться на оффшорные законы и правила или Правила, регулирующие листинг ценных бумаг на фондовой бирже (Правила листинга HKEx). Это вызвало определенные проблемы в отношении общих собраний компаний, размещенных на HKEx.

2. Разъяснение регулирующих органов по вопросу содержания Совместного заявления SFC и HKEx

   1 апреля 2020 года Комиссия по ценным бумагам и фьючерсам Гонконга (SFC) и Фондовая биржа Гонконга (HKEx) выпустили Совместное заявление в отношении общих собраний в соответствии с Постановлением о предотвращении и контроле заболевания (Постановление о запрете массовых собраний) (Совместное заявление SFC и HKEx об общих собраниях) ^[2] после консультации с Правительством Гонконга, которое обеспечивает исполнение запрета на массовые собрания. В Совместном заявлении SFC и HKEx об общих собраниях SFC и HKEx изложили следующую позицию после консультации с Правительством Гонконга:

   1. В соответствии с требованиями Закона о компаниях (глава 622 Законов Гонконга) (Закон о компаниях) и / или Правил листинга HKEx AGM в Гонконге, как правило, освобождаются от соблюдения запрета (т. е. подпадают под действие исключения);
   2. Внеочередные общие собрания и специальные общие собрания компаний, размещенных на HKEx, подпадают под действие исключения, если собрание должно быть проведено в течение указанного периода в целях соблюдения следующих актов:
      1. любые законы или нормативные акты в Гонконге или за рубежом, применимые к компании, размещенной на HKЕx, или к дочерней компании (как часть деятельности компании, размещенной на HKEx);
      2. любые Правила листинга HKEx или Кодексы по поглощениям и слияниям и выкупам акций SFC;
      3. собственный меморандум компании или устав; или же
      4. другой регулирующий инструмент.

      Несмотря на исключение, которое позволяет проводить некоторые общие собрания в течение указанного периода, SFC и HKEx определили, что для компаний, размещенных на HKEx, целесообразно рассмотреть определенные руководящие указания (которые касаются обоснованных вопросов обеспечения безопасности COVID-19 и мер, принятых для борьбы с пандемией) при принятии решения о сроках проведения общих собраний и о порядке проведения таких собраний.

3. Применяется ли освобождение, если соответствующее совещание может быть перенесено на более поздний срок?

   В совместном заявлении SFC и HKEx об общих собраниях отмечается, что, несмотря на освобождение, компаниям, размещенным на HKEx, следует рассмотреть вопрос о том, можно ли отложить или перенести свои общие собрания на разумный срок до истечения указанного периода. В частности, компании, размещенные на HKEx, должны учитывать:

   1. подпадает ли общее собрание под какое-либо обязательное юридическое или нормативное требование о сроках;
   2. может ли такое требование измениться, отмениться или иным образом преобразоваться; и
   3. является ли какое-либо дело, подлежащее рассмотрению на собрании, настолько неотложным и важным, что задержка его рассмотрения, принимая во внимание все факты и обстоятельства, нанесет существенный ущерб интересам компании, размещенной на HKEx, и ее акционерам, рассматриваемым в целом.

   В связи с этим, мы понимаем, что освобождение от обязательств заключается в том, что оно будет применяться только в том случае, если собрание «должно быть» проведено в течение указанного периода в соответствии с законом или другим нормативным документом. То есть там, где можно отложить общее собрание до более поздней даты за пределами указанного периода без какого-либо нарушения закона или нормативного акта, такое исключение не будет применяться (т. е. проведение общего собрания в течение указанного периода в таких обстоятельствах будет означать, что соответствующие лица, которые организовали и участвовали в собрании, совершают правонарушение в соответствии с Постановлением о запрете массовых собраний).

4. Рекомендации регулирующих органов в Совместном заявлении об отложении или задержке физических собраний и принятии необходимых мер предосторожности в случае проведения физических собраний

   В соответствии с Совместным заявлением SFC и HKEx об общих собраниях компаниям, размещенным на HKEx, рекомендуется рассмотреть возможность более продолжительного перерыва или задержки, чтобы предоставить больше времени:

   1. следить за развитием текущей ситуации, чтобы лучше решить, как управлять потенциальными рисками для здоровья на физическом собрании (если оно необходимо); и
   2. изучить и оценить меры, допустимые в соответствии с законами страны регистрации и учредительными документами, для уменьшения необходимости физического присутствия, включая:
      1. использование технологий (например, веб-трансляция, видеоконференция, виртуальные встречи) для обеспечения нефизического присутствия и голосования;
      2. мотивировать большее число акционеров голосовать по доверенности или через HKSCC Nominees Limited, давая указания своим брокерам и хранителям; и
      3. мотивировать акционеров представлять свои вопросы руководству в письменном виде до начала собрания.

   Компании, размещенные на HKEx, которые решили провести физическое общее собрание в течение указанного периода, должны:

   1. принять все практически возможные меры предосторожности для обеспечения безопасности участников, включая обязательный скрининг температур тела и использование масок для лица, физическое дистанцирование, отсутствие еды и напитков, отсутствие раздачи корпоративных подарков на собрании; и
   2. где это возможно, принять другие соответствующие меры для управления количеством физических посетителей, включая использование нескольких залов или мест для собраний, связанных телекоммуникационными средствами, для сокращения численности персонала в одном месте; и ограничение количества посетителей, не являющихся акционерами.

   Чтобы информировать инвесторов и другие заинтересованные стороны, компании, размещенные на HKEx, которые созвали общее собрание в течение указанного периода, должны как можно скорее опубликовать объявление, чтобы:

   1. подтвердить, будет ли их общее собрание проходить в соответствии с графиком в течение указанного периода;
   2. если применимо, объяснить необходимость проведения собрания в течение указанного периода; и
   3. если применимо, обрисовать в общих чертах порядок проведения собраний и меры предосторожности, которые должны быть приняты для обеспечения соблюдения Правил о запрете массовых собраний. Компании, размещенные на HKEx, также должны сообщить о своих планах регистраторам акций и HKEx как можно скорее. SFC и HKEx продолжат следить за ситуацией по мере ее развития и при необходимости будут издавать дальнейшие указания.

5. Профессиональные встречи и заседания совета директоров компаний, размещенных на HKEx, и других компаний Гонконга

   Отдельно в Постановлении о запрете массовых собраний содержится исключение для собраний на рабочем месте в целях работы. Это означает, что компания может продолжать проводить свои регулярные рабочие встречи в Гонконге в ходе своей деятельности, не нарушая положения о запрете массовых собраний. Аналогичным образом, ожидается, что заседания советов директоров компаний могут проводиться по месту работы соответствующей компании в Гонконге. Однако совет директоров компании должен внимательно рассмотреть вопрос необходимости собрания и может решить, что безопаснее организовать такие встречи с помощью видеоконференции.

6. Анализ подхода компаний, размещенных на HKEx, к собраниям акционеров в эпоху COVID-19

   Запрет на массовые собрания побудил многие компании, размещенные на HKEx, и другие гонконгские компании переосмыслить использование технологий при проведении общих собраний, таких как использование виртуальных технологий. В настоящее время, по-видимому, существует очень ограниченная практика того, что компании, размещенные на HKEx, используют виртуальные собрания, и мы наблюдали, как использовались «гибридные собрания», когда участники в разных физических местах участвуют в общих собраниях вместе посредством видеоконференций (хотя на физические собрания в Гонконге будет распространяться запрет на массовые собрания). Использование виртуальных собраний с физическим совместным участием не более четырех человек в группе потребует решения логистических вопросов и вопросов, которые, как мы понимаем, в Гонконге в основном не проверены. Соответствующие вопросы для рассмотрения могут включать соображения, касающиеся: (i) подготовки помещений и оборудования; (ii) обеспечения доступа и участия акционеров; (iii) проведения проверки личности акционеров; и (iv) запасных планов и механизмов проверки для снижения рисков безопасности и мошенничества и т. д.

   Хотя в Гонконге еще не существует рыночной практики использования виртуальных собраний, компании, размещенные на HKEx (и директора при исполнении своих фидуциарных обязанностей, действуя в интересах своих акционеров в целом), должны учитывать, что хорошее корпоративное руководство подразумевает принятие необходимых мер предосторожности или мер для оказания помощи в борьбе с распространением вируса COVID-19, если принято решение о созыве общего собрания, независимо от того, применяется ли какое либо исключение, включая то, которое изложено в совместном заявлении SFC и HKEx об общих собраниях.

   Выбор места для проведения общих собраний также является важным вопросом. Центр охраны здоровья выпустил руководство для гостиничного бизнеса по профилактике COVID-19^[3] («Руководство для гостиничного бизнеса»). В качестве превентивных мер в Руководстве указано, что руководству отеля рекомендуется приостановить любые массовые мероприятия или общественные мероприятия в отеле. Учитывая это, отели в Гонконге могут не захотеть сдавать свои конференц-залы компаниям для проведения общих собраний.

   Многие компании, размещенные на HKEx, не зарегистрированы в Гонконге, и в таком случае не имеют необходимости проведения собраний их акционеров в Гонконге (будь то собрания зарегистрированной в Гонконге компании или компании, зарегистрированной в другом месте). Однако советы директоров компаний, размещенных на HKEx, и других компаний, зарегистрированных в Гонконге, должны помнить о проблемах корпоративного управления, возникающих, если акционеры на практике не смогут присутствовать или участвовать в собрании акционеров соответствующей компании из-за ограничений на поездки или введенный карантин.

^[1] https://www.elegislation.gov.hk/hk/cap599G
^[2] https://www.hkex.com.hk/News/News-Release/2020/200401news?sc_lang=en
^[3] https://www.chp.gov.hk/files/pdf/nid_guideline_hotel_serving_guests_eng.pdf